Не работаю Секретарь / офис-менеджер в Москве

Июнь 2019 — Ноябрь 2019 6 месяцев АО "Компьютерные системы для бизнеса" (CSBI) Россия, csbi.ru Офис-менеджер Входящая и исходящая корреспонденция всех видов с ведением реестров (Почта России, курьерские службы, Outlook), отправка и получение мелких посылок и бандеролей. Работа с документацией (получение, сканирование, отправка по электронной почте и распределение адресатам). Заведение входящей и исходящей документации в систему "1С Документооборот" по обоим филиалам. Контроль получения ежемесячных счетов от всех поставщиков услуг по обоим филиалам в МСК и СПБ (аренда, электроэнергия, телефония стационарная и мобильная, интернет, платные дороги, стоянки), заведение заявок на оплату в "1С Предприятие". Контроль наличия денежных средств на счетах для отсутствия задолженностей. Контроль мобильной связи (отслеживание тарифов, оформление новых сим-карт, изменение настроек личных номеров сотрудников в отпусках и командировках). Логистика командировок сотрудников обоих филиалов (покупка билетов, бронирование отелей, заказ такси, оформление смет на расходы, согласование с бухгалтерией и финансовый отчет). Взаимодействие с арендодателем по вопросам обслуживания офиса и обеспечения магнитными ключами сотрудников. Хозяйственное обеспечение офиса (заказ канцелярских товаров, мебели, воды). Распределение работы водителя (составление ежедневного плана по доставке документов клиентам по заявкам сотрудников и руководства) и контроль за исполнением. Ноябрь 2017 — Май 2019 1 год 7 месяцев ООО "Эверпоинт" Москва, everpoint.ru Офис-менеджер Прием и распределение звонков. Входящая и исходящая корреспонденция всех видов с ведением реестров (Почта России, курьерские службы). Прием гостей и посетителей компании, чай, кофе. Поддержание чистоты и порядка, контроль работы уборщицы. Взаимодействие с арендодателем по вопросам обслуживания офиса. Полное обеспечение жизнедеятельности офиса с ежемесячным подотчетом. Покупка цветов и подарков. Логистика деловых поездок. Ведение кадрового делопроизводства. Работа с договорами (ведение реестра в программе, сканирование, отслеживание сроков подготовки документации по этапам, распечатка и сшивка отчетов, доставка отчетов и другой необходимой документации заказчикам). Участие в подготовке документации для конкурсов и тендеров. Максимально быстрое обеспечение руководителей и сотрудников необходимой информацией по любым вопросам (мониторинг и анализ с составлением отчетов). Выполнение личных заданий руководства. Апрель 2014 — Июль 2017 3 года 4 месяца АВТОКАДР, Автомобильное консалтинговое агентство Москва, www.autokadr.ru Администратор Прием и распределение звонков. Входящая и исходящая корреспонденция всех видов с ведением реестров (Почта России, курьерские службы, факс, Outlook). Прием гостей и посетителей компании, чай, кофе. Поддержание чистоты и порядка, контроль работы уборщицы. Взаимодействие с инженерными службами арендодателя. Полное обеспечение жизнедеятельности офиса с ежемесячным формированием бюджета расходов. Работа с контрагентами по офису (договора, счета, оплаты, задолженности по документам). Регулярный мониторинг поставщиков услуг с целью минимизации расходов. Покупка цветов и подарков, заказ такси и ресторанов. Обеспечение бесперебойной работы оборудования офиса совместно с компанией по компьютерному обслуживанию на аутсорсинге. Также самостоятельная организация рабочего места сотрудников: настройка компьютерного оборудования, телефонии, интернета, установка необходимых для работы программ. Подготовка необходимых руководству документов (составление писем, запросов, приказов, распоряжений, актов, копировально-множительные работы), вычитка и редактирование уже готовых документов. Максимально быстрое обеспечение руководителей и сотрудников необходимой информацией по любым вопросам (мониторинг и анализ с составлением отчетов). Помощь отделу бухгалтерии. Ведение кадрового делопроизводства. Работа по проектам консалтинга и PR-отдела: - Организация и координация деловых поездок (бронирование квартир и гостиниц, визовая поддержка, заказ билетов, организация трансферов, экскурсий); - Поиск залов для проведения мероприятий, заключение договоров, организация питания; - Вычитка и редактирование рабочих материалов для типографии или самостоятельного изготовления буклетов; - Переводы по зарубежным проектам; - Работа с AmoCRM. Март 2013 — Март 2014 1 год 1 месяц Группа компаний "Симко", ООО "ДЦ Плюс" Москва, www.simkodent.ru Секретарь на ресепшен, офис-менеджер Прием гостей компании, чай, кофе. Распределение через мини-АТС очень большого объема входящих звонков на русском и английском языках. Входящая и исходящая корреспонденция всех видов (ФГУП Почта России, EMS, UPS, DHL, факс, Outlook). Документооборот, делопроизводство. Машинописные и копировально-множительные работы. Работа с сертификатами (сканирование, архивирование, выдача по требованию клиентам и менеджерам на руки и по электронной почте). Ведение базы данных по прибывшему в компанию транспорту. Решение всех вопросов по обслуживанию офиса: взаимодействие с арендодателем (электричество, сантехника, охрана, сигнализация, пропуска на машины); хозяйственное обеспечение офиса (заказ канцелярских и не канцелярских товаров, воды). Бронирование гостиниц, ресторанов, заказ билетов, такси. Оперативное обеспечение руководителей необходимой информацией по любым вопросам, максимально быстрое выполнение поручений и решение вопросов. Февраль 2011 — Февраль 2013 2 года 1 месяц ООО "Европейская цифровая лаборатория" Москва Редактор, руководитель структурного подразделения (Полная занятость) НОЯБРЬ 2007 - ИЮЛЬ 2010, МАЙ 2004 - МАЙ 2006 - Работа при наличии проекта. Управление персоналом, проведение обучения новых работников и периодического обучения при изменении параметров описания. Поддержание рабочей базы в активном состоянии, ежедневная и ежемесячная статистическая отчетность для генерального директора. Вычитка, систематизация и редактирование структурированного описания сканированной печатной и рукописной информации для электронного каталога по художественной и музыкальной литературе 18 стран XVI-XX вв., электронного каталога по диссертациям 1960-2000 гг., карточек библиотечного каталога для создания электронного архива. Ноябрь 2010 — Декабрь 2010 2 месяца ОАО "Энергострой-холдинг" Москва, www.energostroy-h.com Секретарь приемной, офис-менеджер (Полная занятость) Входящие и исходящие звонки (распределение через мини-АТС). Входящая и исходящая корреспонденция всех видов (ФГУП Почта России, EMS и DHL, факсы, электронная почта). Электронный (система Synergy) и бумажный документооборот, делопроизводство. Организация селекторных совещаний (система Альянс). Прием посетителей. Помощь начальнику отдела персонала в оформлении документации по кадровому делопроизводству. Помощь сотрудникам в оформлении документации (копирование, сканирование, набор текста). Оформление командировок и авансовых отчетов сотрудников. Бронирование гостиниц, заказ билетов. Взаимодействие с арендодателем по вопросам обслуживания офиса (электричество, сантехника) и транспортной стоянки. Хозяйственное обеспечение офиса (заказ канцелярских товаров, продуктов питания, воды). Соблюдение чистоты офиса, контроль работы уборщицы и водителей. Выполнение поручений руководителя, чай, кофе. Май 2006 — Апрель 2007 1 год Проектно-строительная компания ООО "АкваСтрой ТЭК" Москва Помощник руководителя, офис-менеджер (Полная занятость по договору) Прием и распределение звонков. Делопроизводство, документооборот. Подготовка документов и материалов для руководителя (составление писем, запросов, приказов, распоряжений, актов). Выполнение поручений руководителя по запросу (поиск и анализ информации, составление отчетов). Решение административных вопросов. Контроль персонала. Копировально-множительные работы. Ежемесячная собственная финансовая отчетность и отчетность по персоналу, ведение первичной кадровой документации (личные карточки Т-2, личные дела, табели рабочего времени). Хозяйственное обеспечение офиса (спецодежда, канцелярские товары, продукты, вода). Июнь 1996 — Июнь 2004 8 лет 1 месяц ОАО "Газпром", ООО "Мострансгаз", филиал "Моршанское управление магистральных газопроводов" Моршанск, www.gazprom.ru/subsidiaries/list-items/gazprom-transgaz-moscow/ Переводчик, секретарь (Полная занятость) Работа с иностранными специалистами (Италия) по модернизации газовых турбин на компрессорной станции. Устные переводы, переговоры, письменное ведение документации и технические переводы рабочих документов. Полное сопровождение и обеспечение проживания иностранцев (встреча/отправка, размещение, бытовые вопросы, регистрация в ОВИР, организация досуга). Одновременно исполнение функций СЕКРЕТАРЯ НАЧАЛЬНИКА КОМПРЕССОРНОЙ СТАНЦИИ: Прием и распределение звонков. Планирование рабочего дня руководителя. Доведение информации до нижестоящих руководителей и контроль исполнения при необходимости. Делопроизводство, документооборот, почта, факс. Все печатные и копировально-множительные работы. Совместная работа с кадровой и экономической службами. Решение административных вопросов, хозяйственное обеспечение офиса. Встреча посетителей, выполнение поручений руководителя. Чай, кофе. ЗАМЕЩЕНИЕ СЕКРЕТАРЯ НАЧАЛЬНИКА ФИЛИАЛА по требованию: Прием посетителей. Прием и распределение звонков. Делопроизводство (входящая-исходящая документация, приказы, акты, распоряжения, протоколы совещаний, номенклатура дел, архивирование), копировально-множительные работы, почта, факс. Подпись необходимой документации у руководителя. Доведение решений начальника филиала до нижестоящих руководителей, частичный контроль за исполнением решений. Оповещение участников о проводимых совещаниях (в том числе селекторных). Оформление командировочных удостоверений.

Отрасль работодателя: Услуги / Другое; Информационные технологии

Адрес: Москва, Россия

Дата рождения: 27 07 1969

Семейное положение: не замужем

Гражданство: РФ

Языки: Английский - хорошо Французский - базовый Русский - родной

Образование / Квалификация: Тамбовский государственный педагогический институт, учитель английского и французского языков